Sobre el trabajo colaborativo en red – Enrique Dans

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Ramón Oliver me llamó para hablar sobre la nueva dimensión del trabajo en equipo a partir del uso de herramientas de colaboración en la red, y hoy me cita en su artículo en El País titulado “Trabajar en equipo en la era digital” (pdf).

Soy un absoluto convencido de que el nivel de uso de ese tipo de herramientas de colaboración en tiempo real en torno a un documento – Google Docs, Office 365, etc. – va a crecer de manera muy importante en los próximos tiempos. En este momento, estas herramientas empiezan a alcanzar un nivel de conocimiento razonable, lo que quiere decir que muchos empiezan a saber que existen… pero pocos, en realidad, las utilizan de manera habitual. Y contrariamente a lo que ocurría con herramientas de generaciones tecnológicas anteriores, no es porque sus barreras de entrada en términos de aprendizaje, disponibilidad o precio sea elevada, sino porque suponen una forma de trabajar con un enfoque completamente diferente. Desde mi punto de vista, infinitamente mejor, pero eso nadie se lo cree, se lo diga quien se lo diga, hasta que lo han probado.

Google Docs llegó a IE Business School cuando algunos grupos de trabajo con algunos alumnos pioneros de esta forma de trabajar en el International MBA los empezaron a reclamar como herramienta interna, hace ya bastantes años. En aquel momento, la escuela era básicamente un entorno dominado por herramientas de Microsoft, y las de Google entraron a petición de los alumnos, como un movimiento de abajo a arriba: la idea, para grupos de trabajo de siete u ocho personas cuyo mayor problema era, en muchas ocasiones, encontrar tiempo para reunirse y trabajar juntos, tenía indudablemente mucho sentido. O al menos lo tenía para mí, que ya llevaba tiempo probando la herramienta en otros ámbitos: eran herramientas sencillas, no hacía falta explicar nada, todas las funciones se entendían claramente, solo tenías que ponerte a probarlo.

La adopción generalizada, sin embargo, fue bastante más lenta de lo que esperaba: aún hoy, el uso de este tipo de herramientas diferencia a los grupos más avanzados de aquellos que no lo son, y aún hoy no son pocos los grupos que siguen apegados a la forma de trabajar antigua, al envío de ficheros adjuntos por correo electrónico para después luchar con el control de cambios, como se hacía el siglo pasado. La diferencia en términos de productividad y de ganancia de inspiración colectiva es brutal: cualquiera que haya dedicado un poco de tiempo de calidad a escribir colectivamente un documento online con un grupo razonable de personas, viendo como se mueven los cursores de colores como si fueran abejas laboriosas, al tiempo que se intercambian opiniones y comentarios en la ventana de chat, no vuelve a sentirse productivo con las viejas metáforas de trabajo.

Y si una herramienta es sencilla, potente, no tiene barreras de entrada dignas de mención y mejora en gran medida la productividad… ¿por qué su uso no se extiende más? Simplemente, porque probar con seriedad esas herramientas de trabajo colaborativo requiere poner al grupo de personas que tiene que colaborar de acuerdo para probarlas. Personas que se consideran con familiaridad con otra filosofía de trabajo, que tienden a ser conservadoras con respecto a las herramientas en las que se encuentran cómodos, y que disparan críticas como la mayor funcionalidad de esas herramientas aunque se trate de funciones que han utilizado menos de una docena de veces en toda su vida. Posiblemente requiera, además, cambiar procedimientos, cambiar costumbres arraigadas, cambiar disciplinas y agendas de quienes tienen la costumbre de trabajar en grupo de manera presencial, en una misma sala.

Obviamente, surgen otras diferencias. Cuando se plantea elaborar un documento conjunto entre varias personas, reunirse y confeccionarlo implica emplear un cierto número de horas, pero generalmente, salir con el documento prácticamente terminado. Plantearlo en modo virtual supone, generalmente, que alguien abra el documento, invite al resto de participantes, y que el documento permanezca abierto hasta que el último participante haya entrado y supervisado lo que tenga que supervisar. Por alguna razón, la disciplina que impone la reunión presencial no tiene necesariamente lugar ante lo que debería ser su equivalente en la red. Nos resulta más difícil destinar tiempo de calidad a una reunión en torno a un documento compartido en red que hacerlo en una reunión que, por sus circunstancias presenciales, nos obliga a ello.

En la práctica, la ganancia de productividad de una reunión virtual desarrollada con seriedad en torno a un documento o una hoja de cálculo frente a la alternativa de discutir todos juntos en una sala de reuniones resulta desmesuradamente elevada, y no requiere de ningún entrenamiento especial. Es, simplemente, conservadurismo: no probar una tecnología sin duda superior simplemente porque estamos más cómodos con la que conocemos, porque nos parece que no funciona mal, porque no vemos la necesidad de cambiarla. Si no lo has probado aún en tu compañía, ponlo a prueba.

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