La notaría en la ciudad inteligente

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Por Gabriel Alzate

Llamamos notario al depositario de la fé pública, aquella persona llamada a garantizar la integridad de la información que tanto los ciudadanos como el estado le confieren, utilizando metodologías que permiten verificar la autenticidad y validez de esta;  son un caso especial pues a pesar de velar por ella son autosuficientes y deben pagar impuestos; haciendo que sean un ente “semi-público”, manejado como un servicio público son reguladas por el mercado y las reglas que este conlleva. Este es un gremio con un alto nivel de organización, sus diferentes miembros se disputan el mismo público objetivo y las acciones puntuales que emprenden en pos de mejorar sus servicios por medio de tecnología llevan a desplazar usuarios hacia notarías específicas que ofrecen mejor recibidas por el cliente.  Con la tecnificación en los núcleos urbanos muy pocas absorberán la mayoría del mercado, y lo llevaran a cabo las que estén dispuestas a tomar el camino de la transformación digital.

Los notarios se definen como funcionarios públicos que de manera cercana e imparcial facilitan, asesoran y garantizan que un contrato o un negocio se rija a las normas vigentes del territorio donde es realizado; ingresar a una notaría supone tener un equipo de profesionales que asesoran al público sobre cómo realizar diferentes tipos de documentos y trámites garantizando la legitimidad.  Esto es garantía de transparencia y legalidad tanto para los ciudadanos como para el estado.

Entre los trámites notariales que se pueden realizar está: la escrituración pública, compraventa, donaciones, capitulaciones matrimoniales, autenticación de documentos, matrimonio, testamentos, hipoteca, sucesión, divorcio, entre otros.  Así pues el notario se convierte en el depositario de la confianza de las dos partes, generando un vínculo de transparencia entre dos personas que no se conocen y no tienen confianza entre sí.

Cuando un ciudadano se acerca a una notaría es apoyado por personas que garantizan la creación de sus documentos en procesos continuos de digitación y revisión de estos hasta que son avalados por el notario y se guarda una copia en el protocolo, el cual es el compendio de todos los documentos avalados por el notario.  El protocolo es dinámico, es modificado constantemente así como una escritura es modificada en el tiempo.  Un registro también es elevado a la oficina de registro e instrumentos públicos para tener copia de la información.  Este proceso es regulado por una Superintendencia de Notariado y Registro quien crea las normas de trabajo y hace seguimiento a esos procesos.

La primera etapa de transformación digital de la notaría es la identificación de las personas de forma automática; ha sido hecha en varios países integrando registros biométricos como la identificación de la huella digital por parte de software y hardware que se comunica con la registraduría o quien haga sus veces para validar la identidad de la persona presente en la notaría. La siguiente etapa es el acompañamiento por personal especializado en forma interactiva creando y modificando documentos por medio de las tecnologías de la información con retroalimentación de forma remota y síncrona disminuyendo los tiempos de verificación hasta llegar a un modelo final que llega a aprobación del notario.

Existe una amplia implementación hasta este punto, pero sin las siguientes fases se queda coja pues el servicio puede ser mejor aún.  En la siguiente fase los documentos creados y almacenados en forma digital pueden ser consultados y descargados de la web previo pago por medios digitales, como PSE, tarjetas de crédito o puntos físicos de pago; esto permite a cualquier usuario tener una copia sin necesidad de desplazarse físicamente a la notaría y convirtiendo un trámite que en ocasiones, puede tomar días; en uno que se realiza en menos de dos minutos, impactando directamente en el enfoque de gobierno y ciudadanía inteligente.

La siguiente fase de actualización digital garantiza la idoneidad de los documentos descargados luego de haber pagado por ellos en línea.  La tecnología a implementar debe garantizar la integridad, seguridad y trazabilidad de los cambios realizados a cada escritura, autenticación o documento generado por la notaría.  La tecnología que abarca este tipo de características es Blockchain, que garantiza el seguimiento a los documentos, además cualquier miembro de la comunidad podría verificar la autenticidad de un documento digital expedido por una notaría simplemente a través de una conexión a internet.

Este tipo de tecnología está llamado a cambiar la forma completa de cómo la notaría interactúa con el ciudadano, pues crea niveles de servicios para la información digital, teniendo como base la duración de la información, es decir, se puede pagar por un certificado o un documento con un tiempo de validez o un alcance, transformar trámites como el apostillaje garantiza la integridad de un documento a nivel mundial, cualquier oficina de notariado puede estar habilitada realizar esta función.

Con la paulatina implementación de la carpeta ciudadana en diferentes países estos trámites disminuirán su duración y llevarán un registro completo de todas las transacciones de documentos en un país, con verificación automática por parte de los entes de control, además el usuario recibirá notificaciones cuando alguien quiera consultar su información de identidad para cualquier fin, pudiendo autorizar o denegar el acceso a la misma.

La modernización tecnológica de las notarías es un proceso que separará aquellas que implementen TIC de las que no, brindándoles una ventaja tecnológica que en las ciudades marcará la desaparición de varias notarías y el fortalecimiento de otras en un mundo que premia la facilidad y rapidez de los trámites.  Una generación que realiza trámites de forma electrónica está demandando servicios digitales en su entorno, las notarías se enfrentan a transformarse o morir.

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